最初に原稿依頼の注意事項からです。

 

まず、広報委員会専用の原稿用紙を用意し、コピーして利用します。

これは、原稿用紙を専用に決めておくことで、編集の時に整理がし易いこともありますが、原稿作成上のお願いなどを、用紙の余白を利用し、共通注意事項として明確に出来ることが最大のメリットです。

 

後で、ここが駄目、あれが足りない、などと二重の手間を考えた場合、

• 専用の原稿用紙で
• 余白を利用した共通の注意事項

を明記し、意図した体裁で原稿を回収する方が、断然楽です。プロ仕様とは違う、シンプルな原稿用紙を作りましたので、参考にダウンロードしてみて下さい。

 

注意！　原稿用紙は基本的に片面コピーで使用して下さい。エコの時代ですから、節約して両面コピーしたい気持ちも分かりますが、必ず、片面で使って下さい。

両面使用した場合、表面の最終行が読点「。」で終わっていて”裏面に続く”などの注釈がないと裏面を見逃して編集してしまうことがあります。使用済みはメモ用紙で使えますので、”片面コピー”と割り切って下さい。

専用原稿の他に必要なものは、依頼用に使用する封筒です。封筒には、内容などを簡単に書いた依頼状を貼付します。

• 宛名
• 依頼する記事のテーマや内容
• 文字数
• 締切日と返却先

などを明記しておきます。これも、見本を掲載しましたので、ダウンロードしてみて下さい。

依頼状にはパソコンでの原稿作成注意事項を書きましたが、OSの違いやパソコン・ワープロ等のファイル形式の違いを避けるため、必ず、テキスト形式でのデータ保存を依頼しておきましょう。

 

テキスト形式と書くと難しく考える人もいますが、”HTML形式で書く”などの特別の設定などを行っていないメールの文章もテキスト形式です。またワードなどで文章を書いたとき、テキスト形式での保存を選ぶと、文章の体裁などのデータを一切含まないテキスト形式で間単に保存することができます。この場合、ファイルの拡張子は、「.ｔｘｔ」や「.ｒｔｆ」などで、「メモ.ｔｘｔ」のようになります。

注意事項は、”記事のタイトルもお願いするのかどうか？”。（個人的には、内容を読んで編集側でタイトルをつけた方が、誌面レイアウトやデザイン上も楽になると思います。）

 

何も注意書きがなければ、ご丁寧にメインタイトルとサブタイトル、肩書き・名前を記入し、次の１行をあけてから本文を書き始める方もいます。

原稿用紙１枚（400文字）を依頼したつもりが、これでは結局、400文字−（20文字×4行）＝320文字の記事にしかならず、その部分だけ行間が間延びしたレイアウトになるかも知れませんので、注意が必要です。書き直しをお願いするのも、案外度胸が要りますよ v(^_^)

 

渡した原稿に目一杯書いて欲しい場合は、”タイトル・名前は枠外にお願いします！”と、一筆添えるか、または、”タイトルは１行目、名前は２行目、書き出しは３行目”など具体的に指定し、なおかつ原稿用紙欄外に赤でそれぞれを記入し、不要部分に赤線を入れておきます。（参考-1）

 

いずれにしても、広報誌の原稿を書き慣れている方は良いのですが、「皆さん初めて」と割り切って、懇切丁寧に注意事項を明記した方が、後々の手間も省けます。

原稿締切日は、十分すぎるほどの余裕を持って設定します。編集会議や制作のページでも書いていますが、広報誌は発行までが１サイクルです。

印刷までの段階には、誤字・脱字のチェックや、疑問があった場合の筆者との原稿内容の確認、印刷所との遣り取りなど、結構忙しくなりますので、たとえ発行の数ヶ月前であっても、回収するようにしておく方が良いと思います。