広報誌の作り方

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個人情報の保護

Q1 顔写真は、どの程度まで個人の了承を取り付ければ良いか?

Ans

原則的には、顔が判別でき個人を特定できる場合、了承が必要と考えられます。

PTA発行の広報誌ですと、生徒の分は写真入りの誌面案の段階で、担任の先生から直接了解を取れば良いと思われますが、学校行事で父兄や来訪者の場合には判断が分かれると思います。つまり来賓として参加されている人の場合は、一言了解を得るのも簡単なのですが、たまたま写真に写り込んでいるケースです。

写真撮影時に顔を背ける人がいた場合は、大抵了解を得ようと思っても、「NO」と言われることが多いように思いますので、他の写真を掲載した方が良いでしょう。

逆に、積極的にピースなどをして写真に写ることを望んでいる人で、名前や連絡先などが特定できない人は、了承なしに掲載しても構わないだろうと思います。また、遠足などでの地元の方とか、観光客とか、どうしても写真のフレーム内に写り込んだりする全員に、了承を取る必要性はないでしょう。

Q2 部員名簿の配布はどのようにすれば良いか?

Ans

まず大本のPTA実行委員会がどのような方針を採用しているかで変わってきます。

  • PTA関係者全員に、全委員会の個人名簿を作成し配布しているのか
  • 会長や各部委員長だけが、名簿を持っているのか
  • 会長が全個人分を、各部委員長は部内個人名簿だけを持つのか
など、色々な遣り方が想定できます。

最近は名簿の取扱い方は、異常なほど敏感になってきていますので、私見ですが、例えば広報部内に限ってみて

  • 委員長は、各学年副委員長と電話やメールで連絡が取れるようにしておく
  • 各学年では、委員同士が連絡を取れるようにしておく
方式が良いのではないかと思います。

名簿自体は原則的に、限られた範囲の人の中で使用されるものですが、その限られた範囲の中の一人が悪用しようとすれば、防ぎようがありません。何かあったとき、被害を最小限に食い止めるためにも、出来る限り個人情報管理は、責任者に集中させておいた方が良いと思われます。

また、個人から個人情報の取扱い方について疑義が出た場合は、広報委員長として答えるのではなく、PTA実行委員会から直接、見解を出して貰う方が、個人間のトラブルにつながることを防止できます。

Q3 ホームページや連絡掲示板はどのようにすれば良いか?

Ans

そのホームページを公のものにするのか、プライベートページにするのか決めることが重要です。公にする場合は、不特定多数の人がアクセスする際に生じる全てのリスクに対処する必要があり、ご質問の主旨とは違うと思いますので割愛し、プライベートページでの個人情報保護の観点からお答えします。

まず最初にサイト運営者が行っておかなければいけないことは、全世界のホームページを巡回しているロボット対策です。つまり、何の対策もしていなければ、巡回ロボットは、そのホームページを公のものとして検索出来るサイトに登録してしまうからです。

これを避けるため、色々な方法がありますが、一番簡単な方法は、ホームページのHTMLソースの中に、次のロボット巡回禁止のタグを <head>〜</head> の間に埋め込んでおくことです。

< meta name="robots" content="noindex,follow">

意味は、ロボットに「このサイトを最下層のファイルまで巡回するな」ということで、そのサイトの全ページは登録されなくなります。

ホームページや連絡掲示板の運用上の注意事項を箇条書きにしますと、

  • IDとパスワードで閲覧可能にする
  • サイト管理者に、閲覧希望者はハンドルネームを登録してもらう。(連絡掲示板は、全てハンドルネームで運営する)
  • 各人にメールを送る場合は、CCではなくBCCで送る
  • メールでホームページのURLやパスワードなどを送る場合は、まずホームページURLを送り、別メールでIDとパスワードを送る
などに留意し、連絡掲示板などでの電話番号や住所の明記は絶対に避けるようにします。

また、誌面案のダウンロードを可能にした場合、書き換え不能のセキュリティ対策を施し、掲載日と前回掲載からの修正事項を明記しておく方が、部員内での混乱を予防する意味で大切です。